Hvernig aðstoðarmenn okkar styðja þig við innkaup í Póllandi

Frá undirbúningi heimsóknar og aðstoð í verslunum til breytinga á dagskrá þegar aðstæður breytast og stuðnings á netinu eftir heimkomu.

Vel skipulögð innkaupaferð hefst ekki þegar viðskiptavinurinn sest upp í bíl fyrir utan hótelið. Hún hefst mun fyrr, með samtali um verkefnið, innkaupalistann, fjárhagsáætlunina og þær ákvarðanir sem þarf að taka í Póllandi. Hlutverk aðstoðarmanns The Fixer er að tengja alla þessa þætti saman í rólega og skilvirka áætlun.

Aðstoðarmaður er meira en túlkur

Við innkaup erlendis nægir tungumálakunnátta ekki ein og sér. Viðskiptavinurinn þarf manneskju sem skilur markmið ferðarinnar, þekkir markaðinn, getur rætt við söluaðila og sér til þess að mikilvæg atriði glatist ekki á milli funda.

Aðstoðarmenn okkar leiða viðskiptavininn frá fyrstu áætlun að síðasta fundi. Þeir fylgjast einnig með atriðum sem viðskiptavinurinn kann að þekkja minna til, svo sem framleiðslutíma, geymslu, útflutningsferli, greiðsluskilmálum, skjölum og viðbrögðum verslunar við kvörtunum.

Undirbúningurinn hefst fyrir komu

Fyrir heimsóknina söfnum við upplýsingum um verkefnið og fyrirhuguð innkaup. Því nákvæmari sem listinn er, því meira getum við undirbúið fyrirfram. Við getum beðið um teikningar, mál, ljósmyndir, hugmyndir, tæknilýsingar, fjárhagsáætlun og áætlaðan sendingartíma.

Á grundvelli þessara upplýsinga velur aðstoðarmaðurinn ásamt teyminu þær verslanir og birgja sem best henta verkefninu. Markmiðið er ekki að heimsækja sem flesta staði, heldur þá réttu og þá sem eru tilbúnir að þjónusta erlendan viðskiptavin.

Vel undirbúinn innkaupadagur þýðir færri óþarfa akstursleiðir, minni bið og meiri tíma fyrir ákvarðanir sem skipta raunverulega máli.

Vinna á vettvangi: frá einum birgja til annars

Aðstoðarmaðurinn hittir viðskiptavinina á umsömdum stað og fylgir þeim allan daginn. Hann aðstoðar í samtölum, heldur utan um samkomulag, bendir á mun á tilboðum og tryggir að viðskiptavinurinn skilji verð, umfang, afhendingartíma og greiðsluskilmála.

Einn dagur getur náð yfir mjög ólíka vöruflokka: eldhús, baðherbergi, gólfefni, timbur, utanhússklæðningar, lýsingu eða húsgögn. Aðstoðarmaðurinn heldur utan um heildarmynd verkefnisins og hjálpar við að meta hvort ákvarðanir passi saman.

Viðskiptavinurinn tekur alltaf lokaákvörðunina. Hlutverk okkar er að veita upplýsingar, útskýra mögulegar afleiðingar og stuðla að upplýstri ákvörðun.

Áætlun skiptir máli, en hún má ekki vera stíf

Jafnvel vel undirbúin leið getur þurft að breytast. Fundur getur dregist, birgi getur breytt tíma, slys eða umferðarteppa getur orðið og veður getur versnað. Þá bíður aðstoðarmaðurinn ekki eftir að allur dagurinn fari úr skorðum.

Hann athugar stöðuna, hefur samband við næstu verslanir og breytir röð heimsókna eftir þörfum. Stundum er betra að fara fyrst til birgis hinum megin í borginni og snúa síðar aftur. Í öðrum tilvikum má færa hluta fundar á netið.

Góð skipulagning snýst ekki um að fylgja upphaflegri áætlun í blindni. Hún snýst um að ná markmiðinu þrátt fyrir breytingar á leiðinni.

Þegar viðskiptavinurinn þarf meiri tíma

Fólk tekur ákvarðanir á mismunandi hraða. Sumir velja hratt, aðrir þurfa að bera saman sýnishorn, skoða mælingar aftur eða ræða málin við maka. Aðstoðarmaðurinn fylgist með hraða viðskiptavinarins og aðlagar dagskrána þannig að ferðin verði ekki kapphlaup.

Ef innkaupalistinn reynist stærri en gert var ráð fyrir setjum við forgangsröðun. Fyrst eru afgreiddir hlutir sem krefjast mælinga, hönnunar eða langs framleiðslutíma. Einfaldari innkaup má færa á seinna stig eða klára á netinu.

Stuðningurinn endar ekki þegar farið er úr versluninni

Eftir heimsóknina eru oft opin mál: uppfærð tilboð, staðfestingar, fyrirframgreiðslur, framleiðsludagar, sendingar á lager og útflutningsskjöl. Aðstoðarmaðurinn er því áfram tengiliður eftir heimkomu viðskiptavinarins til Íslands.

Stuðningur á netinu getur verið myndfundur með birgja, hjálp við lokaval, staðfesting á málum, ljósmyndir af vörum, eftirfylgni með pöntun eða skýring á mun á skjölum.

Ef viðskiptavinurinn getur ekki komið aftur til Póllands má ljúka mörgum ákvörðunum á netinu. Þá nýtist ferðin fyrst og fremst til að sjá vörur og taka mikilvægustu ákvarðanirnar.

Einn aðstoðarmaður, en allt teymið á bak við hann

Viðskiptavinurinn eyðir deginum með einum aðstoðarmanni, en á bak við hann stendur allt teymi The Fixer. Við leitum eftir þörfum til samstarfsfólks sem sérhæfir sig í flutningum, útflutningi, tæknilegum atriðum og viðskiptasamningum.

Aðstoðarmaðurinn þarf því ekki að þykjast vita svarið við öllu. Hann getur fljótt fengið réttar upplýsingar og komið aftur með raunhæfa lausn.

Hvernig á að undirbúa samstarfið við aðstoðarmann

Sendu innkaupalistann og merktu mikilvægustu atriðin.
Láttu fylgja teikningar, mál, ljósmyndir og hugmyndir ef þær eru til.
Upplýstu um fjárhagsáætlun og fyrirhugaðan sendingartíma.
Segðu hver tekur lokaákvarðanir í ferðinni.
Skildu eftir svigrúm fyrir óvæntar breytingar.
Skrifaðu niður spurningar sem hægt er að leysa á netinu eftir fundina.

Rólegri og skilvirkari ferð með manneskju þér við hlið

Vel stjórnuð innkaupaferð snýst ekki um að fara í sem flestar verslanir. Hún snýst um undirbúning, réttar ákvarðanir og viðbrögð þegar raunveruleikinn verður annar en áætlunin.

Aðstoðarmenn okkar hjálpa viðskiptavinum að nýta tímann í Póllandi vel og eru áfram tiltækir eftir heimkomu, svo næstu skref þurfi ekki að hefjast frá grunni.