Jak pracują nasi asystenci podczas zakupów w Polsce

Od przygotowania wizyty, przez pracę w terenie i dynamiczną zmianę trasy, aż po wsparcie online po powrocie klienta.

Dobra wizyta zakupowa nie zaczyna się w chwili, gdy klient wsiada do samochodu przed hotelem. Zaczyna się znacznie wcześniej, od rozmowy o projekcie, liście zakupów, budżecie i tym, jakie decyzje trzeba podjąć w Polsce. Rola asystenta The Fixer polega na tym, aby połączyć wszystkie te elementy w jeden możliwie spokojny i efektywny plan.

Asystent nie jest tylko tłumaczem

Podczas zakupów za granicą sama znajomość języka to za mało. Klient potrzebuje osoby, która rozumie cel wizyty, zna lokalny rynek, potrafi rozmawiać ze sprzedawcami i pilnuje, aby najważniejsze ustalenia nie zginęły pomiędzy kolejnymi spotkaniami.

Nasi asystenci pomagają klientowi przejść przez proces zakupowy od pierwszego planu do ostatniego spotkania. Ich zadaniem jest także zauważanie rzeczy, o których klient może nie wiedzieć: terminów produkcji, możliwości magazynowania, zasad eksportu, warunków płatności, dokumentów i podejścia sklepu do reklamacji.

Przygotowanie zaczyna się przed przylotem

Przed wizytą zbieramy informacje o projekcie i planowanych zakupach. Im dokładniejsza lista, tym więcej możemy przygotować wcześniej. W zależności od potrzeb prosimy o rzuty, wymiary, zdjęcia, inspiracje, specyfikacje techniczne oraz informacje o budżecie i planowanym terminie wysyłki.

Na tej podstawie asystent wspólnie z zespołem wybiera sklepy i dostawców, z którymi warto umówić spotkania. Nie chodzi o odwiedzenie największej liczby miejsc. Chodzi o wybranie tych, które najlepiej odpowiadają konkretnemu projektowi i są przygotowane do obsługi klienta zagranicznego.

Dobrze przygotowany dzień zakupowy oznacza mniej przypadkowych przejazdów, mniej oczekiwania i więcej czasu na decyzje, które naprawdę mają znaczenie.

Praca w terenie: od sklepu do sklepu

Podczas wizyty asystent odbiera klientów z ustalonego miejsca i towarzyszy im przez cały dzień. Pomaga w rozmowach ze sprzedawcami, porządkuje ustalenia, zwraca uwagę na różnice pomiędzy ofertami i pilnuje, aby klient znał cenę, zakres zamówienia, termin realizacji i warunki płatności.

W praktyce jeden dzień może obejmować kilka zupełnie różnych kategorii: kuchnię, łazienki, podłogi, drewno, elewację, oświetlenie albo wyposażenie domu. Asystent pamięta szerszy kontekst projektu i pomaga ocenić, czy poszczególne decyzje są ze sobą spójne.

Klient zawsze podejmuje ostateczną decyzję. Naszą rolą jest dostarczyć mu informacje, pokazać możliwe konsekwencje i zadbać, aby decyzja była świadoma.

Plan jest ważny, ale nie może być sztywny

Nawet dobrze przygotowana trasa może wymagać zmian. Spotkanie może się przedłużyć, dostawca może przesunąć godzinę, na drodze może pojawić się wypadek, korek albo trudne warunki pogodowe. W takich sytuacjach asystent nie czeka, aż cały dzień zacznie się rozpadać.

Sprawdza sytuację, kontaktuje się z kolejnymi sklepami i dynamicznie zmienia kolejność wizyt. Czasami lepiej pojechać najpierw do dostawcy znajdującego się po drugiej stronie miasta, a do wcześniej zaplanowanego sklepu wrócić później. Innym razem część spotkania można przeprowadzić online, aby nie stracić całego dnia.

Dobra organizacja nie polega na ślepym trzymaniu się planu. Polega na doprowadzeniu klienta do celu mimo zmian, które pojawiają się po drodze.

Gdy klient potrzebuje więcej czasu

Nie wszyscy podejmują decyzje w tym samym tempie. Jedna osoba wybiera szybko, inna potrzebuje porównać próbki, wrócić do pomiarów albo spokojnie omówić szczegóły z partnerem. Asystent obserwuje tempo klienta i pomaga dostosować plan tak, aby wizyta nie zamieniła się w wyścig.

Jeżeli podczas wizyty okazuje się, że lista zakupów jest większa niż zakładano, możemy wspólnie ustalić priorytety. Najpierw realizujemy elementy wymagające pomiarów, projektu lub długiego terminu produkcji, a prostsze zakupy przenosimy na później albo obsługujemy zdalnie.

Wsparcie nie kończy się po wyjściu ze sklepu

Po zakończeniu wizyty pozostaje wiele spraw: poprawione wyceny, potwierdzenia zamówień, zaliczki, terminy produkcji, dostawy do magazynu i dokumenty potrzebne do eksportu. Dlatego asystent pozostaje punktem kontaktu również po powrocie klienta do Islandii.

Wsparcie online może obejmować wideorozmowę ze sklepem, pomoc przy wyborze ostatniego wariantu, doprecyzowanie wymiarów, przesłanie zdjęć produktów, sprawdzenie statusu zamówienia albo wyjaśnienie różnicy pomiędzy dokumentami.

Jeżeli klient nie może ponownie przyjechać do Polski, wiele decyzji można domknąć zdalnie. Dzięki temu podróż służy przede wszystkim oglądaniu produktów i podejmowaniu najważniejszych decyzji, a nie czekaniu na dokumenty, które można otrzymać później.

Jedna osoba, ale wsparcie całego zespołu

Klient spędza dzień z konkretnym asystentem, ale za tą osobą stoi cały zespół The Fixer. W razie potrzeby konsultujemy kwestie logistyczne, eksportowe, techniczne i handlowe z osobami, które zajmują się nimi na co dzień.

Dzięki temu asystent nie musi udawać, że zna odpowiedź na każde pytanie. Może szybko skontaktować się z właściwą osobą, sprawdzić informację i wrócić do klienta z konkretnym rozwiązaniem.

Jak przygotować się do pracy z asystentem

Prześlij listę zakupów i określ, które elementy są najważniejsze.
Dodaj rzuty, wymiary, zdjęcia i inspiracje, jeśli są dostępne.
Poinformuj nas o budżecie oraz planowanym terminie transportu.
Wskaż, kto podejmuje ostateczne decyzje podczas wizyty.
Zarezerwuj pewien margines czasowy na nieprzewidziane zmiany.
Po spotkaniach zapisuj pytania, które możemy wyjaśnić online.

Spokojniej, szybciej i z kimś po swojej stronie

Dobrze prowadzona wizyta zakupowa nie polega na przewiezieniu klienta przez jak największą liczbę sklepów. Polega na przygotowaniu, podejmowaniu właściwych decyzji i reagowaniu wtedy, gdy rzeczywistość różni się od planu.

Nasi asystenci pomagają klientom wykorzystać czas w Polsce możliwie efektywnie, a po ich powrocie pozostają dostępni, aby kolejne etapy zamówienia nie wymagały zaczynania wszystkiego od nowa.