Þegar lægsta verðið þýðir ekki lægsta heildarkostnaðinn

Saga viðskiptavina sem fundu mjög ódýr húsgögn en komust að því að heildarkostnaður viðskiptanna var mun hærri en virtist í fyrstu.

Mjög hagstætt tilboð

Hópur viðskiptavina okkar ætlaði að kaupa mikið magn af húsgögnum fyrir verkefni sitt. Þeir fundu verslun með mjög hagstæð verð. Þegar pöntunin er stór skiptir jafnvel lítill verðmunur á hverri einingu miklu máli og tilboðið vakti því strax áhuga þeirra.

Í fyrstu virtist ferlið einfalt: velja vörurnar, greiða og skipuleggja flutning til Íslands. Í samtölum við verslunina kom þó í ljós að erfiðasti hluti viðskiptanna myndi hefjast eftir að pöntunin væri lögð inn.

Skilmálar sem breyttu heildarmyndinni

Verslunin var ekki undirbúin fyrir venjulega þjónustu við erlenda viðskiptavini. Viðskiptavinunum var boðið að kaupa vörurnar með pólskum VSK og fljúga síðan aftur til Póllands með skjölin til að undirrita endurgreiðslupappíra persónulega. Endurgreiðslan yrði einnig lækkuð um þóknun þjónustuaðila.

Möguleikinn á að fá hluta VSK endurgreiddan hljómaði vel, en reikna þurfti allan kostnaðinn: annað flug, hótel, ferðir innanlands, tíma og dagleg útgjöld. Þegar allt var lagt saman gat önnur ferð kostað meira en raunverulegur ávinningur af endurgreiðslunni.

Verslunin bauð heldur engan viðbótarafslátt, enga lengri geymslu og krafðist afhendingar eða móttöku innan Póllands innan sjö daga. Fyrir stóra pöntun sem þurfti að sameina vörum frá öðrum birgjum var þessi frestur mjög erfiður.

Ódýrasta varan er ekki alltaf ódýrasta viðskiptin

Verðin voru góð, en þjónustulíkanið færði viðskiptavinunum ýmsan falinn kostnað og skyldur. Þegar við bættum við annarri ferð, þóknun vegna VSK-endurgreiðslu, skorti á afslætti, skorti á geymslu og aukinni meðhöndlun minnkaði verðforskotið hratt.

Þetta var skýrt dæmi um að ekki ætti aðeins að bera saman verð á reikningi. Skattameðferð, flutningar, geymslutími, skjöl og möguleikinn á að sameina pantanir skipta einnig miklu máli.

Lausn með traustum samstarfsaðila

Við fundum lausn sem samræmdist viðskipta- og skattareglum. Kaupin voru skipulögð með aðstoð trausts samstarfsfyrirtækis sem gat afgreitt viðskiptin rétt, tekið á móti vörunum og fellt þær inn í útflutningsferlið.

Þannig var hægt að sækja húsgögnin innan tilskilins frests án þess að viðskiptavinirnir þyrftu að fljúga aftur til Póllands. Vörurnar voru geymdar á öruggum stað þar til aðrir hlutir pöntunarinnar voru tilbúnir fyrir sameiginlega sendingu.

Við notum svipað fyrirkomulag þegar birgir hefur takmarkaða möguleika á að annast útflutning beint. Þá er ekki farið fram hjá reglum. Viðskiptin eru skipulögð í gegnum aðila sem getur með lögmætum og réttum hætti annast kaup, skjöl, geymslu og áframhaldandi útflutning.

Niðurstaðan

Viðskiptavinirnir héldu aðgangi að hagstæðu verði en komust hjá annarri ferð, óþarfa kostnaði og þrýstingi vegna sjö daga afhendingarfrests.

Vörurnar voru geymdar og síðar sendar með öðrum innkaupum. Ferlið varð einfaldara, fyrirsjáanlegra og öruggara fyrir viðskiptavininn.

Lærdómurinn

Mikilvægasta spurningin við stór alþjóðleg innkaup er ekki aðeins hvar varan er ódýrust. Betra er að spyrja hvað öll leiðin frá pöntun til afhendingar á Íslandi muni kosta.

Vöruverðið er aðeins einn þáttur. VSK, geymsla, afhendingarfrestir, flutningur, skjöl og samhæfing birgja geta ráðið úrslitum.

Þess vegna greinum við ekki aðeins tilboðið heldur allt framkvæmdarlíkanið áður en viðskiptavinurinn skuldbindur sig. Þá er hægt að taka ákvörðun út frá raunverulegum heildarkostnaði.