Sending frá átta birgjum stöðvuð áður en hún fór frá Póllandi
Ein sending, átta mismunandi pantanir
Í þessari sögu keypti viðskiptavinurinn ekki allt hjá einum seljanda. Sendingin innihélt vörur frá átta mismunandi birgjum. Hvert fyrirtæki útbjó sín eigin skjöl en sameina átti allar pantanirnar í einn farm og senda til Íslands.
Þetta fyrirkomulag veitir viðskiptavininum aðgang að meira úrvali og tilboðum frá mörgum fyrirtækjum. Það krefst þó nákvæmrar samhæfingar. Skjöl allra birgja þurfa að passa saman, vörurnar þurfa að vera rétt skráðar og hlutverk hvers aðila í útflutningnum þarf að vera skýrt.
Búið var að hlaða bílinn, skjölin voru tilbúin og ökumaðurinn átti að leggja af stað samkvæmt áætlun. Klukkan 12:00 fengum við hins vegar þær upplýsingar að tollayfirvöld hefðu stöðvað brottför bílsins frá Póllandi.
Málið varðaði einn af átta birgjum
Sendingin sjálf og hinar sjö pantanirnar voru ekki ástæða stöðvunarinnar. Við yfirferð kom í ljós að einn birgirinn átti ógreiddar skattaskuldbindingar.
Viðskiptavinurinn hafði ekki vitað af stöðu fyrirtækisins. Vörurnar höfðu þegar verið greiddar og settar í bílinn og flutningsaðilinn var tilbúinn til brottfarar. Hver viðbótarstund gat haft áhrif á áætlunina, valdið bið hjá ökumanni, aukakostnaði og töf á allri sendingunni.
Fyrsta verkefnið var að komast að því nákvæmlega hvaða upplýsingar tollayfirvöld þyrftu til að geta metið málið og tekið ákvörðun um áframhaldandi flutning.
Fyrst þurftum við að skilja kröfur yfirvalda
Við höfðum strax samband við yfirmann tollstofunnar. Við reyndum ekki að finna einhverja styttri leið eða halda því fram að málið ætti ekki að snerta viðskiptavininn. Við báðum um nákvæman lista yfir þær upplýsingar og skjöl sem vantaði.
Við fengum lista yfir gögn sem þurfti að skila með hraði. Þar á meðal voru staðfestingar á greiðslu skuldbindinga birgisins og skýr útskýring á því hver væri útflytjandi í viðskiptunum, verslunin eða viðskiptavinurinn.
Þegar sending inniheldur vörur frá átta mismunandi fyrirtækjum þarf svarið að vera nákvæmt. Það nægir ekki að segja að vörurnar séu á leið til Íslands. Skjölin þurfa að sýna hver seldi vörurnar, hver keypti þær, hver flytur þær út og á hvaða grundvelli.
Eigandi fyrirtækisins var erlendis
Næsta áskorun var að ná sambandi við birginn sem málið varðaði. Eigandi fyrirtækisins var þá staddur í Dúbaí.
Með hjálp tengslanets okkar tókst okkur fljótt að ná til hans og útskýra stöðuna. Í ljós kom að hann hafði ekki vitað af skuldinni. Að okkar beiðni brást hann strax við, greiddi tilskildar upphæðir og sendi bankastaðfestingar á greiðslunum.
Hann útbjó einnig yfirlýsingar sem þurfti til að skýra hver væri útflytjandi og hvernig varan hefði verið seld viðskiptavininum. Skjölin bárust í áföngum og því vorum við samtímis í sambandi við eigandann, starfsfólk fyrirtækisins í Póllandi, flutningsaðilann og tollstofuna.
Heildstæð gögn skiptu jafn miklu máli og hraðinn
Við slíkar aðstæður er auðvelt að einblína aðeins á tímann. Fljótleg sending á ófullnægjandi eða ósamræmdum gögnum gæti þó lengt ferlið í stað þess að stytta það.
Við yfirfórum hverja greiðslustaðfestingu með hliðsjón af kröfum yfirvalda. Við röðuðum yfirlýsingunum og lýstum hlutverkum aðilanna þannig að sá sem tók ákvörðun gæti fljótt skilið uppbyggingu allrar sendingarinnar.
Klukkan 16:30 afhentum við yfirmanni stofunnar næstu skjöl. Eftir yfirferð var bíllinn leystur og ökumaðurinn gat haldið áfram í átt til Íslands sama dag.
Sendingin hélt áfram án frekari stöðvunar
Um fjórar og hálf klukkustund leið frá því að við fengum tilkynningu um stöðvunina þar til bíllinn var leystur. Á þeim tíma þurfti að finna orsökina, fá skýr fyrirmæli frá yfirvöldum, ná til eiganda fyrirtækis erlendis, sjá til þess að skuldbindingarnar yrðu greiddar og safna öllum nauðsynlegum skjölum.
Fyrir viðskiptavininn skipti niðurstaðan mestu máli. Ekki þurfti að afferma vörurnar eða flytja þær aftur í vöruhús. Ekki þurfti að útvega annan bíl, endurtaka tollferlið eða breyta allri flutningsáætluninni.
Ökumaðurinn hélt áfram og pantanir frá öllum átta birgjunum gátu áfram verið fluttar saman í einni sendingu.
Það sem við lærðum af þessari stöðu
Þessi saga sýnir að útflutningur byggist ekki aðeins á réttum reikningum og vörulistum. Jafn mikilvægt er að geta tengt saman alla þá aðila sem geta hjálpað þegar óvænt staða kemur upp.
Lausnin krafðist:
- beinna og yfirvegaðra samskipta við tollayfirvöld,
- sambands við ákvörðunaraðila hjá birginum,
- getu til að útskýra uppbyggingu útflutningsins,
- hraðrar söfnunar bankastaðfestinga og yfirlýsinga,
- samhæfingar milli birgis, flutningsaðila og viðskiptavinar.
Ekki er hægt að sjá allar óvæntar aðstæður fyrir. Það er þó hægt að byggja upp ferli og tengsl þannig að þegar klukkustundir skipta máli viti einhver hvern á að hringja í, hvað á að spyrja um og hvaða skjöl þarf að afhenda.
Mikilvægasti lærdómurinn
Viðskiptavinurinn hafði safnað saman umfangsmiklum innkaupum frá átta mismunandi birgjum og vænti þess að allar vörurnar kæmust til Íslands í einni sendingu. Þegar brottförin var óvænt stöðvuð þurfti hann ekki sjálfur að hafa samband við pólsk yfirvöld, leita að eiganda birgisins eða túlka kröfur um skjöl.
Hlutverk okkar var að taka að okkur samskiptin í Póllandi og leiða málið að lausn. Með hraðri samvinnu allra aðila fór bíllinn af stað sama dag án óþarfa tafa og aukakostnaðar.