När lägsta pris inte betyder lägsta totalkostnad

Historien om kunder som hittade mycket billiga möbler men upptäckte att den totala kostnaden för affären var betydligt högre än den först verkade.

Ett attraktivt erbjudande

En grupp av våra kunder planerade att köpa en mycket stor mängd möbler till sitt projekt. De hittade en butik med mycket attraktiva priser. Vid en så stor beställning spelar även små prisskillnader per produkt stor roll, därför väckte erbjudandet direkt deras intresse.

Till en början verkade processen enkel: välja produkter, betala och ordna transport till Island. Först i samtalen med butiken blev det tydligt att den svåraste delen skulle börja efter beställningen.

Villkor som förändrade kalkylen

Butiken var inte förberedd för normal service till utländska kunder. Kunderna fick förslaget att först köpa varorna med polsk moms och därefter flyga tillbaka till Polen med dokumenten för att personligen underteckna handlingarna för återbetalning. Återbetalningen skulle dessutom minskas med operatörens avgift.

Möjligheten att få tillbaka en del av momsen lät bra, men hela kostnaden behövde räknas: ytterligare flyg, hotell, lokala resor, tid och dagliga utgifter. När allt lades samman kunde den andra resan kosta mer än den verkliga momsbesparingen.

Butiken erbjöd inte heller någon extra rabatt, ingen längre lagring och krävde hämtning eller leverans i Polen inom sju dagar. För en stor beställning som skulle samordnas med varor från flera andra leverantörer var den tidsfristen mycket svår.

Den billigaste produkten är inte alltid den billigaste affären

Priserna var bra, men serviceupplägget flyttade flera dolda kostnader och skyldigheter till kunderna. När vi lade till den extra resan, avgiften för momsrefusion, avsaknaden av rabatt och lagring samt risken för extra hantering minskade prisfördelen snabbt.

Detta visade tydligt att internationella inköp inte bara bör jämföras utifrån fakturapriset. Skatter, logistik, lagringstid, dokumentation och möjligheten att samlasta beställningar är lika viktiga.

En lösning genom en betrodd partner

Vi hittade en lösning som följde handels- och skattereglerna. Köpet organiserades med stöd av ett betrott partnerföretag som kunde genomföra transaktionen korrekt, ta emot varorna och inkludera dem i den fortsatta exportprocessen.

Därmed kunde möblerna hämtas inom tidsfristen utan att kunderna behövde göra ytterligare en resa till Polen. Varorna lagrades säkert i väntan på övriga delar av beställningen och en gemensam transport.

Vi använder en liknande modell när en leverantör har begränsade möjligheter att hantera export direkt. Då kringgår vi inte några regler. Affären organiseras genom en aktör som lagligt och korrekt kan hantera köp, dokumentation, lagring och vidare export.

Resultatet

Kunderna behöll tillgången till attraktiva priser men undvek en extra resa, onödiga kostnader och pressen från en sjudagarsfrist.

Varorna lagrades och skickades senare tillsammans med de övriga inköpen. Processen blev enklare, mer förutsägbar och tryggare för kunden.

Vad vi lärde oss

Den viktigaste frågan vid stora internationella inköp är inte bara var produkten är billigast. En bättre fråga är vad hela vägen från beställning till leverans på Island kostar.

Produktpriset är bara en del. Moms, lagring, tidsfrister, transport, dokument och samordning mellan leverantörer kan avgöra slutresultatet.

Därför analyserar vi inte bara erbjudandet utan hela genomförandemodellen innan kunden bestämmer sig. Det gör det möjligt att fatta beslut utifrån den verkliga totalkostnaden.